Jak wypełnić kartę ewidencji odpadów?

Prawidłowo prowadzona karta ewidencji odpadów (KEO) to jeden z kluczowych obowiązków przedsiębiorców gospodarujących odpadami. Od 2025 roku obowiązują zmienione przepisy oraz zaktualizowany wzór karty w systemie BDO. Niezależnie od branży, każda firma, która wytwarza, zbiera lub przetwarza odpady, musi prowadzić KEO zgodnie z obowiązującym prawem. Błędy lub brak wpisów mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi – nawet do 1 mln zł.

Prowadzenie KEO tylko w systemie BDO

Od 1 stycznia 2022 roku karta ewidencji odpadów musi być prowadzona wyłącznie w systemie BDO. Wpisy należy wprowadzać na bieżąco, przy czym interpretacja tego terminu zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Inne podejście stosuje się w przypadku firm budowlanych, a inne w firmach produkcyjnych czy usługowych. Częstotliwość wpisów powinna odpowiadać realnemu obrotowi odpadami, dlatego warto każdorazowo analizować stan faktyczny.

Struktura karty ewidencji odpadów

Karta ewidencji odpadów dzieli się na dwie części. Po lewej stronie dokumentu wpisuje się informacje dotyczące pochodzenia odpadów, natomiast po prawej znajdują się dane dotyczące sposobu ich gospodarowania. Każda karta musi być przypisana do konkretnego kodu odpadu i miejsca prowadzenia działalności (MPD). Jeśli firma działa w kilku lokalizacjach lub wytwarza różne rodzaje odpadów, musi prowadzić odrębne karty dla każdej kombinacji kodu i MPD.

Numeracja i dane podstawowe

Numer karty ewidencji nadaje przedsiębiorca, a przepisy nie narzucają jego konkretnego formatu. Zalecane jest stosowanie układu zawierającego numer porządkowy, kod odpadu oraz rok, co pozwala na zachowanie porządku i przejrzystości. W karcie obowiązkowo należy wskazać numer rejestrowy BDO, nazwę lub imię i nazwisko posiadacza odpadów, a także dokładny adres siedziby i adres miejsca prowadzenia działalności.

Wpisy i ich zakres

Każdy wpis w karcie ewidencji powinien rozpoczynać się od określenia miesiąca, którego dotyczy zapis. Zgodnie z przyjętą praktyką zaleca się podawanie miesiąca słownie. Dla każdej pozycji należy podać kod i nazwę odpadu zgodnie z katalogiem odpadów. Wskazuje się również masę odpadów wytworzonych lub przyjętych, która musi być wyrażona w megagramach (Mg) z dokładnością do trzech miejsc po przecinku.

Sposób gospodarowania odpadami

W przypadku gdy odpady są gospodarowane na terenie firmy, należy wpisać odpowiedni symbol procesu odzysku (R) lub unieszkodliwiania (D) zgodnie z ustawą o odpadach. Jeśli odpady zostały przekazane innemu podmiotowi, należy podać numer karty przekazania odpadów (KPO) oraz dane odbiorcy. Jeżeli odpady trafiły poza granice kraju, trzeba to zaznaczyć wpisem „Wywóz poza RP”.

Kogo dotyczą obowiązki prowadzenia KEO?

Obowiązek prowadzenia karty ewidencji dotyczy wszystkich podmiotów, które są posiadaczami odpadów – zarówno wytwórców, jak i podmiotów przyjmujących odpady od innych. Zwolnienie z prowadzenia KEO mają jedynie wybrane grupy podmiotów objęte tzw. uproszczoną ewidencją. Dotyczy to m.in. firm, które wytwarzają odpady o małej skali i zgodnie z przepisami nie przekraczają określonych limitów masowych.

Najczęstsze błędy i ryzyko kar

Do najczęstszych nieprawidłowości należy nieterminowe dokonywanie wpisów, błędna klasyfikacja odpadów, niezgodność danych z kartą przekazania odpadów lub niepoprawne określenie procesu gospodarowania. Nieprzemyślane wpisy mogą sugerować nieprawidłowe magazynowanie odpadów lub ich niezgodne z przepisami przekazywanie. Nowelizacja ustawy o odpadach wprowadziła surowe kary administracyjne – od 1000 zł do nawet 1 mln zł – za błędy w prowadzeniu dokumentacji odpadowej.

Co się zmieniło w 2025 roku?

Od początku 2025 roku karta ewidencji odpadów zawiera dodatkowe informacje, które wcześniej nie były obowiązkowe. Nowy wzór dokumentu w systemie BDO wymaga podania szczegółowych danych dotyczących źródła powstania odpadu (w instalacji lub poza nią), jego dalszego przetwarzania oraz sposobu przekazania innym podmiotom. Zmieniono również przepisy dotyczące częstotliwości ewidencji oraz doprecyzowano wymagania dla podmiotów działających poza siedzibą.

Podsumowanie

Karta ewidencji odpadów to kluczowy dokument w systemie gospodarowania odpadami. Jej prawidłowe prowadzenie w systemie BDO jest obowiązkiem przedsiębiorców i podlega kontroli urzędowej. W 2025 roku pojawiły się nowe wymagania, dlatego szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność wpisów, częstotliwość aktualizacji oraz zgodność z innymi dokumentami odpadowymi. W razie wątpliwości warto skorzystać z profesjonalnego doradztwa środowiskowego, które pozwoli uniknąć błędów i sankcji.

Chcesz mieć pewność, że Twoje KEO jest prowadzone poprawnie? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów – pomożemy w każdej kwestii związanej z ewidencją odpadów i obsługą systemu BDO.

Średnia ocena: 4.4/5.0
Na podstawie: 15 opinii