Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z różnymi obowiązkami formalnymi, także w zakresie ochrony środowiska. Wbrew pozorom, dokumentacja środowiskowa nie dotyczy wyłącznie dużych zakładów przemysłowych czy firm chemicznych. W praktyce, nawet niewielkie przedsiębiorstwo może mieć obowiązki sprawozdawcze lub ewidencyjne, których niedopełnienie grozi karami finansowymi. W tym artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty warto mieć przygotowane – nie tylko na wypadek kontroli, ale przede wszystkim po to, by działać legalnie i bezpiecznie.
Obowiązki środowiskowe a dokumenty, które trzeba mieć
Każda firma, która wytwarza odpady, emituje zanieczyszczenia do powietrza, korzysta z wody, używa urządzeń chłodniczych lub prowadzi procesy technologiczne – nawet w minimalnym zakresie – podlega przepisom środowiskowym. W zależności od rodzaju działalności, zakres dokumentacji może się różnić, ale pewne elementy są wspólne dla większości przedsiębiorców.
Na początek należy upewnić się, czy firma została zarejestrowana w rejestrze BDO, czyli Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Brak wpisu w sytuacji, gdy firma wytwarza odpady, to jedno z najczęściej wykrywanych naruszeń podczas kontroli. Wraz z rejestracją w BDO, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów – zarówno bieżącej (np. w formie kart przekazania odpadów), jak i rocznej, w postaci zestawień przekazywanych do urzędu marszałkowskiego.
Równolegle warto sprawdzić, czy dana firma ma obowiązek składania raportu do Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji – znanej jako KOBiZE. Taki obowiązek pojawia się często w firmach, które posiadają urządzenia grzewcze, kotły, generatory prądu czy inne instalacje mogące emitować zanieczyszczenia. Brak raportu KOBiZE nie tylko naraża firmę na kary, ale uniemożliwia także udział w niektórych przetargach lub uzyskaniu dofinansowania.
Istotnym elementem dokumentacji są również pozwolenia środowiskowe. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, firma może potrzebować np. pozwolenia wodnoprawnego (jeśli pobiera wodę, odprowadza ścieki lub korzysta z kanalizacji deszczowej), pozwolenia na emisję gazów i pyłów do powietrza, czy decyzji zezwalającej na wytwarzanie określonej ilości odpadów. W przypadku instalacji przemysłowych może być konieczne także ich zgłoszenie do odpowiednich rejestrów lub uzyskanie decyzji środowiskowej.
Kolejnym obszarem, który bywa pomijany, są opłaty za korzystanie ze środowiska. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że emisje z pieców grzewczych, parowników, pojazdów służbowych czy maszyn również podlegają rozliczeniu. Dlatego warto prowadzić wewnętrzną ewidencję emisji – nawet jeśli okaże się, że firma nie przekracza progów i jest zwolniona z opłat.
Kiedy brak dokumentów może być problemem?
Brak wymaganej dokumentacji nie tylko świadczy o nieprawidłowym prowadzeniu działalności, ale może mieć bardzo konkretne skutki. Kontrole przeprowadzane przez WIOŚ (Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska) najczęściej kończą się wezwanie do uzupełnienia braków, ale w przypadku stwierdzenia istotnych uchybień – mogą zostać nałożone kary administracyjne lub finansowe. Dla mniejszych firm nawet kilka tysięcy złotych kary może być odczuwalne, szczególnie jeśli kontrola wykaże wieloletnie zaniedbania.
Niektóre błędy wynikają z braku wiedzy – na przykład wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że samo prowadzenie warsztatu z podnośnikiem i kompresorem może oznaczać obowiązek zgłoszenia instalacji do organu ochrony środowiska. Inni przedsiębiorcy zapominają o corocznych terminach składania sprawozdań lub nie archiwizują kart ewidencji odpadów, co w przypadku kontroli może zostać uznane za brak dokumentacji.
Jak może pomóc firma Paleczny?
Naszą rolą jako doradców środowiskowych jest nie tylko wskazanie, jakie dokumenty są wymagane, ale przede wszystkim przejęcie na siebie formalności, które dla przedsiębiorcy są dodatkowym obciążeniem. W ramach współpracy analizujemy działalność firmy, identyfikujemy wszystkie obowiązki środowiskowe i tworzymy pełną dokumentację – od wpisu do BDO, przez ewidencję odpadów, po sprawozdania i rozliczenia.
Pomagamy również przygotować firmę do kontroli – przeglądamy dokumentację, uzupełniamy braki i szkolimy personel. Zdajemy sobie sprawę, że dla wielu przedsiębiorców to nieustannie zmieniający się i trudny do opanowania temat, dlatego zapewniamy bieżące wsparcie i monitorowanie terminów.
Z nami masz pewność, że wszystkie wymagane dokumenty środowiskowe są przygotowane zgodnie z przepisami, uporządkowane i gotowe do okazania w każdej chwili. A co najważniejsze – nie musisz tracić czasu ani nerwów na analizowanie skomplikowanych przepisów.
Potrzebujesz wsparcia w dokumentacji środowiskowej?
Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja firma posiada wszystkie wymagane dokumenty, albo nie wiesz, od czego zacząć – skontaktuj się z nami. Przeprowadzimy audyt, wskażemy, co trzeba poprawić i zajmiemy się całą resztą. Dzięki temu możesz spokojnie skupić się na prowadzeniu biznesu, a kwestie środowiskowe zostawić w rękach ekspertów.
